Privacy Policy

Algemeen

VUB Diving Center vzw hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens (en dat jouw privacy wordt gerespecteerd).

In deze Privacy policy (of privacy statement) willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VUB Diving Center vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VUB Diving Center zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of de uitoefening van jouw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden door VUB Diving Center vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden (telkens met vermelding van de rechtsgronden), waaronder:

• Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
• Sportieve administratie in het kader van initiaties, opleidingen,… (contractuele grond)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het deelnemen aan de activiteiten van het VUB Diving Center (uitvoering overeenkomst)
• Organisatie van duikactiviteiten (contractuele grond)
• Organiseren van niet-duikgerelateerde activiteiten (contractuele grond)
• Promotie, PR en communicatie waaronder
  • Het beheren van sociale en ander media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
  • Het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
  • Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang)

Welke gegevens verwerken we?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou vragen, verwerken en bewaren:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam
• Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, adres, contactgegevens in geval van nood
• Persoonlijke kenmerken: geboortedatum , geboorteplaats geslacht
• Financiële bijzonderheden: betalingen
• Sportieve gegevens: reeds behaalde brevetten, uitslagen, aanwezigheden
• Beeldmateriaal: foto’s, video’s

We verzamelen enkel persoonsgegevens die jij zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, ...).

Verstrekking aan derden – verwerkers

De gegevens die jij aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het opslaan en verwerken van gegevens (via een Cloud Service Provider);
• het verzorgen van de internet omgeving (via de VUB);
• het verzekeren van onze leden, deelnemers aan activiteiten;
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Bewaartermijn

VUB Diving Center vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).

Uitzonderingen hierop zijn e-mail gegevens dewelke we blijven bewaren in ons systeem om de mailinglijsten te beheren, alsook informatie betreffende uitgegeven certificaten.

Beveiliging van gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens VUB Diving Center vzw van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We zorgen voor transparante encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Jouw rechten omtrent jouw gegevens

Je hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Je hebt recht op correctie en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je mag eisen dat jouw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer je terugkomt op jouw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken wanneer je de juistheid van die gegevens betwist of wanneer je jou verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met jouw toestemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om redenen die verband houden met jouw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

Je kunt de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat je deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op jouw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkings-verantwoordelijke.

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van jouw toestemming hebben verkregen, kan je jouw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit ( Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

Wijziging privacy statement

VUB Diving Center vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website en via de mailinglijst.

De laatste wijziging gebeurde op 16/09/2019.